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使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實現(xiàn)郵件信息的自動分揀(當打開)

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作為銷售經(jīng)理，小黃每天都要收到很多電子郵件，默認情況下，它們

作為銷售經(jīng)理，小黃每天都要收到很多電子郵件，默認情況下，它們都會統(tǒng)統(tǒng)放入“收件箱”這個文件中。在一個文件夾中存放如此多的電子郵件，難免會出現(xiàn)把某重要客戶的郵件忽視的現(xiàn)象，而這可能會為企業(yè)造成無法挽回的損失。通過向人請教，小黃學會了使用Outlook的“郵件規(guī)則”這一強大的功能，借助它，所有問題都迎刃而解。

新建專屬文件夾

在Outlook 2010中，通過功能區(qū)中的“文件夾”選項卡，可以非常輕松地創(chuàng)建屬于自己的文件夾。

1. 在Outlook 2010電子郵箱中，切換到“文件”選項卡，單擊“新建”選項組中的【新建文件夾】按鈕，如圖1所示。

使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實現(xiàn)郵件信息的自動分揀

圖1 新建文件夾

2. 在隨即打開的“新建文件夾”對話框中，為新文件夾定義一個名稱，如“重要客戶蔡總”，并在“選擇放置文件夾的位置”列表框中選擇目標位置。此處，選擇“收件箱”，單擊【確定】按鈕，關閉對話框，如圖2所示。

使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實現(xiàn)郵件信息的自動分揀

圖2 確定名稱及位置

3. 此時，在Outlook的左側(cè)導航欄的“收件箱”文件夾下便可看到剛剛創(chuàng)建的子文件夾，如圖3所示。

使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實現(xiàn)郵件信息的自動分揀

圖3 收件箱中的文件夾

創(chuàng)建郵件規(guī)則

專屬文件夾創(chuàng)建成功后，便可通過創(chuàng)建郵件規(guī)則，來實現(xiàn)郵件的自動分揀。

1. 在“開始”選項卡的“移動”選項組中，單擊【規(guī)則】按鈕，并執(zhí)行下拉列表中的【管理規(guī)則和通知】命令，如圖4所示。

使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實現(xiàn)郵件信息的自動分揀

圖4 管理規(guī)則和通知

2. 在隨即打開的“規(guī)則和通知”對話框中，單擊【新建規(guī)則】按鈕，如圖5所示。

使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實現(xiàn)郵件信息的自動分揀

圖5 新建規(guī)則

3. 在隨即打開的“規(guī)則向?qū)?rdquo;對話框中，在“步驟1：選擇模板”選項區(qū)域中，選擇“將某人發(fā)來的郵件移至文件夾”選項，并單擊【下一步】按鈕，如圖6所示。

使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實現(xiàn)郵件信息的自動分揀

圖6 選擇模板

4. 在向?qū)У?ldquo;想要檢測何種條件?”頁面中，確保選中“發(fā)件人為個人或公用組”復選框，當然，您也可以根據(jù)實際需要選擇其他條件，本例只選擇這一個檢測條件。并在“步驟2：編輯規(guī)則說明(單擊帶下劃線的值)”選項區(qū)域中，單擊“個人或公用組”文本鏈接，如圖7所示。

使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實現(xiàn)郵件信息的自動分揀

圖7 確定檢測條件

5. 在隨即打開的“規(guī)則地址”對話框中，查找到需要應用規(guī)則的客戶地址，即“蔡耀明”，雙擊他，將其添加到下方的“發(fā)件人”文本框中，再單擊【確定】按鈕關閉對話框，如圖8所示。

使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實現(xiàn)郵件信息的自動分揀

圖8 確定應用規(guī)則的客戶地址

6. 此時，在“規(guī)則向?qū)?rdquo;對話框中，可以看到發(fā)件人已被指定為“蔡耀明”，繼續(xù)單擊【下一步】按鈕，如圖9所示。

使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實現(xiàn)郵件信息的自動分揀

圖9 指定發(fā)件人

7. 在“如何處理郵件?”頁面中，選擇合適的**作(本例中保留默認設置)，然后在“步驟2：編輯規(guī)則說明(單擊帶下劃線的值)”選項區(qū)域中單擊“指定”文本鏈接，如圖10所示。

使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實現(xiàn)郵件信息的自動分揀

圖10 選擇處理郵件的方式

8. 在隨即打開的“規(guī)則和通知”對話框中，選擇目標文件夾，即前面創(chuàng)建的“重要客戶蔡總”文件夾，然后單擊【確定】按鈕，如圖11所示。

使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實現(xiàn)郵件信息的自動分揀

圖11 選擇目標文件夾

9. 此時，在“規(guī)則向?qū)?rdquo;對話框中，即可看到目標文件夾已被指定為“重要客戶蔡總”，繼續(xù)單擊【下一步】按鈕，如圖12所示。

使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實現(xiàn)郵件信息的自動分揀

圖12 指定的目標文件夾

10. 在“是否有例外?”頁面中，可根據(jù)實際情況進行例外設置，以排除某些特殊郵件(本例中不做選擇)。設置完成后，繼續(xù)單擊【下一步】按鈕，如圖13所示。

使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實現(xiàn)郵件信息的自動分揀

圖13 排除特殊郵件

11. 在“完成規(guī)則設置”頁面中，為該郵件規(guī)則定義一個便于理解的名稱，如“來自重要客戶蔡總的郵件”，然后，單擊【完成】按鈕，如圖14所示。

使用Outlook的“郵件規(guī)則”功能實現(xiàn)郵件信息的自動分揀

圖14 完成規(guī)則設置

12. 此時，在“規(guī)則和通知”對話框中，便可以看到剛剛創(chuàng)建好的郵件規(guī)則名稱，以及規(guī)則說明，如圖15所示。

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圖15 創(chuàng)建好的規(guī)則及說明

13. 最后，單擊【確定】按鈕關閉對話框，郵件規(guī)則創(chuàng)建完成。

郵件規(guī)則設置完成以后，當銷售經(jīng)理小黃再收到客戶“蔡耀明”的郵件時，Outlook就會自動將其分揀至目標文件夾“重要客戶蔡總”中，這樣，小黃就再也不必擔心遺漏重要客戶的來“電”了。

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