1、引用外部工作表

引用其他數據不僅限于當前工作表。Excel 2019使您能夠引用打開的電子表格中的另一張表，甚至引用完全不同的工作簿中的單元格。這使您能夠創建一個龐大的工作簿網絡，以計算和繪制數據并將結果限制為單個文件。

如果您還記得的話，引用單元格需要列名和行號。例如，電子表格中的第一個單元格為“ A1”，因為字母表中的第一個字母為“ A”且第一數字行為“ 1”。當您引用外部工作表和工作簿時，您仍將這些引用與新語法一起使用。

打開一個現有的Excel文件或創建一個新的Excel文件。如果您還記得的話，當打開新工作簿時，將創建一個默認工作表“ Sheet1”。右鍵單擊“ Sheet1”，然后從上下文菜單中選擇“插入”。Excel將顯示一個新窗口，其中包含幾個可用于添加到電子表格的對象。

（插入上下文菜單）

請注意，第一個選項是工作表。其他選項包括圖表，宏和對話框菜單。在以后的章節中，我們將介紹其中的一些對象，尤其是圖表，因為它是創建具有信息價值和美學價值的報告的關鍵部分。

單擊“工作表”選項，然后將創建一個名為“ Sheet2”的新電子表格。您可以在Excel工作簿的底部看到這個新的工作表選項卡。對于此示例，使用默認的工作表名稱，但是您可以通過雙擊工作表的名稱并為其輸入新名稱來更改這些工作表名稱。您需要記住或記住該新名稱，因為公式中將使用任何新名稱。

在Sheet1中，在A1中輸入“ 5”，在B1中輸入“ 10”。在此示例中，我們將這兩個值相乘并在Sheet2的A1中顯示結果。

在Sheet2上，將以下公式輸入A1：

= Sheet1！A1 * B1

（Sheet2引用Sheet1中的單元格）

請注意，等號（=）用于指示使用的是公式而不是文字字符串。但是，請注意結果為零。因為我們將兩個值“ 5”和“ 10”相乘，所以您知道結果不正確。當您引用另一個工作表時，每個單元格引用必須在公式中具有工作表名稱。在上面的工作表中，Excel將Sheet1！A1中的值與Sheet2中的B1相乘。在單元格引用中沒有工作表名稱的情況下，Excel 2019始終假定該值存儲在當前工作表中。

將Sheet2的單元格A1中的公式更改為以下內容：

= Sheet1！A1 * Sheet1！B1

結果將自動更新，并顯示正確的值。

（Sheet2引用Sheet1單元格并顯示結果）

任何外部工作表引用的格式如下：

=工作表名稱！單元名稱

對于使用外部工作表引用的任何公式，您必須具有此格式。感嘆號告訴Excel，第一個引用的名稱是工作表名稱，第二個引用的名稱是單元格名稱。

2、引用外部工作簿

如果您有一個完全由幾行數據創建的工作簿，則不必直接編輯此工作簿，而是創建一個引用此當前數據的新工作簿。與在打開的工作簿中引用單獨的工作表類似，您需要在公式中使用特定的語法。

以下語法用于引用外部工作簿：

= [工作簿文件名] Sheet_name！cell_name

請注意，工作簿文件名位于方括號中。這些括號必須包含任何工作簿文件名。文件名還應包括工作簿擴展名，例如xlsx或xls。

說明此概念的第一步是創建一個新的Excel 2019工作簿。在Sheet1的A1單元格中輸入值“ 2”。然后，將值“ 5”添加到Sheet1上的B1。將工作簿保存到與當前打開的工作簿相同的目錄中。在此示例中，我們使用另一個名為“ workbook2.xlsx”的文件，并將其存儲到與先前示例中所示的當前打開的名為“ workbook1.xlsx”的工作簿相同的目錄中。

關閉第二個工作簿（workbook2.xlsx），并保持第一個打開。您可以使用與先前示例相同的工作簿。在單元格A1中的Sheet1中輸入以下公式：

= [workbook2.xlsx] Sheet1'！A1

注意，括號與工作表引用語法一起使用。在此示例中，不進行任何計算。相反，我們只想在workbook2中顯示A1的內容以測試鏈接是否有效。

（將單元格鏈接到外部工作簿文件）

在上圖中顯示了A1文本，因為在單擊另一個單元格之前Excel不會計算結果。具有公式的當前單元格失去焦點后，Excel將計算公式并顯示結果。單擊除A1以外的任何其他單元格，然后注意Excel會暫停一兩秒鐘，并顯示“ 2”作為結果。因為我們在workbook2.xlsx的A1單元格中輸入了“ 2”，所以您當前打開的工作簿也會顯示2。

請注意，Excel還將目錄樹添加到外部工作簿文件路徑。由于我們將第二個鏈接的工作簿存儲在與當前打開的工作簿相同的目錄中，因此不需要目錄路徑。但是，如果要在其他目錄中鏈接工作簿，則需要添加路徑。括號僅用于工作簿名稱。

= C： mydirectory [workbook2.xlsx] Sheet1'！A1 正確

= [C： mydirectory中 workbook2.xlsx]！Sheet 1'中A1 不正確

您也可以在鏈接的工作簿中使用計算，并且必須在每個引用的單元格中使用工作簿名稱。就像外部工作表示例一樣，如果您在公式的任何部分省略工作簿名稱，Excel會假定引用的單元格名稱是當前工作表中的名稱。

由于我們在workbook2.xlsx中名為B2的單元格中輸入了第二個值，因此您可以將此引用添加到現有公式中。在此示例中，我們將兩個值相乘，結果在當前單元格中顯示為“ 10”。

當前電子表格中的公式如下：

='C： myfolder MicrosoftExcel2019 [workbook2.xlsx] Sheet1'！A1 *'C： myfolder MicrosoftExcel2019 [workbook2.xlsx] Sheet1'！B1

因為我們在這兩個單元格中輸入了“ 2”和“ 5”，所以結果顯示為“ 10”。

（來自外部工作簿參考和計算的結果）

鏈接工作簿的一個問題是，只要更改外部文件，當前工作簿中的值就會更改。如果您在有多個人可以訪問該文件的團隊環境中工作，則必須意識到您的工作簿也會更改，這一點很重要。此外，如果鏈接的工作簿移動到另一個目錄，則當前工作簿將顯示錯誤。

3、留下修訂意見

在團隊環境中，一群人編輯一個Excel工作簿并不罕見。在查看文件時，您可以為其他用戶留下評論以提出建議和更改數據。通過“新評論”功能，您可以在電子表格中創建一個“旁注”以進行查看。可在“查看”功能區選項卡中找到此功能。

（可以在“評論”功能區中進行新評論）

單擊您要添加注釋的單元格。在此示例中，只有一個單元格具有值。單擊“ A1”，然后單擊“新評論”按鈕。將打開一個**便箋部分，您可以在其中輸入便箋。

（注釋連接到單元格A1）

帶有注釋的紅色三角形顯示在任何附加了注釋的單元格的右上角。如果未選擇這些單元格，則不會顯示注釋。單擊帶有紅色三角形指示器的單元格，并注意該注釋顯示。當您不想編輯和添加與電子表格中存儲的數據無關的文本時，此功能非常有用。相反，您可以存儲一個不會干擾其他數據的便條，要求第二個人編輯值。對于電子表格，這對于您需要設置有關輸入數據的提醒也很有用。

4、保護工作簿和工作表

當您信任每個人僅編輯需要進行更改的單元格時，共享工作簿會很方便，但是用戶在不受信任的收件人之間共享并不罕見。例如，您可以使用Excel 2019創建**并將其發送給客戶。您不希望客戶具有更改價格和訂單信息的能力，因此可以使用Excel中的保護功能來鎖定值。啟用此安全功能后，有權訪問您的工作簿的任何第三方都必須輸入密碼。鎖定選定的單元格時，可以設置此密碼。您可以保護整個工作簿，單個工作表或一系列單元格。

在“查看”功能區選項卡中可以找到保護功能。

（保護工作表或工作簿）

要查看可以保護的內容，請單擊“保護表”按鈕。將打開一個新窗口，您可以在其中輸入密碼。請注意密碼文本框中的選項列表。

（保護工作表選項）

這些選項確定除非知道密碼，否則用戶將無法執行的**作。例如，您可以阻止用戶在工作表中插入行列。

您可以通過單擊“保護工作簿”按鈕來保護整個工作簿。密碼也用于保護整個工作簿，并且此選項不允許您進行細化權限。如果要禁止所有更改，則最好保護整個工作簿。如果只想保護工作表中的某些單元格，則最好使用“保護表”選項進行密碼保護。

設置密碼后，可以使用“允許編輯范圍”功能手動允許對單元格進行編輯。選擇要保護的一組單元格，然后單擊“允許編輯范圍”按鈕。這將打開一個新窗口，您可以在此處再次選擇單元格。單擊“新建”，然后選擇要保護的單元格。

（選擇一個范圍以授予其他用戶權限）

此選項使您能夠保護和釋放電子表格中的單元格，而無需使用密碼阻止整個工作表。您可以使用提供給第三方的密碼來提供權限，而不是使用密碼來授予整個工作表權限。

在意識到在Excel 2019中存儲數據的好處之后，通常會編輯工作簿和工作表。引用和保護這些工作簿還提供了一種確定組中其他人可以進行更改的方式。在需要編輯電子表格的組中工作時，請使用這些基本功能。

本文原作者為陳芊縈，轉載請注明：出處！如該文有不妥之處，請聯系站長刪除，謝謝合作~