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在辦公耗材的支出中，打印成本是其中一個重要的支出。那么在日常文檔打印中該如何節省紙張和墨水的損耗？今天就教大家幾個妙招。

就地取材用好Word設置省紙

平時大家都是在Word編輯好文檔后按部就班進行打印，其實在打印之前用好Word的一些設置就可以節省不少的紙張。

1.圖片元素要調好

大家知道Word中圖片默認會占用大量的空間，因此打印之前可以對其進行調整。比如對于一些只是裝飾圖片，我們可以在Word中選中，將其調整到合適大小，并且將默認“嵌入型”更改為“緊密型環繞”，這樣可以更好節約空間（圖1）。

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圖1 緊密型環繞可以節省空間

此外還可以使用Word自帶其他圖片處理工具進行處理以節約墨水，比如一些深色圖片背景，如果文檔里需要表達的只是前景內容，則可以選中圖片后使用“圖片工具→格式→刪除背景”，僅保留前景內容，這樣也可以節約圖片打印時墨水的損耗。

2.字體字號設置好

平時我們都是使用默認宋體5號編輯文檔，而且很多人編輯文章時并沒有設置好合適的間距，有些段落文章間距很大，特別是一些從網上**的內容，這樣默認打印也會比較耗費紙張。因此我們可以在打印之前對文章字體、樣式等進行省紙設置。

按Ctrl+A全選文章，然后點擊“開始→清除格式”，將文章中的多種格式全部刪除，盡量使需要打印的文章保留一種統一的樣式（圖2）。

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圖2 通過清除格式統一樣式

繼續選中“開始→字體”，選擇五號以上的字體（字體選擇以打印后可以看清楚為好，全選文檔，然后按“ctrl+[”，每按一次，所有字體將在原來字號的基礎上縮小0.5pt），選中文字，然后右擊選擇“段落”，打開“段落”對話框，將段落間距調小，包括段前、段后、行距等。這樣對于多頁文檔，進行字號、間距（前提不影響打印后閱讀效果）可以有效節約紙張的損耗（圖3）。

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圖3 段落行距設置

小提示：

對于需要長期省紙用戶，可以自行設置好最合適的字號、間距等參數，然后后將其保存為樣式，這樣下次打印時直接套用即可。

3.多余元素要刪除

很多人文章都會隨意增加空格、空行和段落，這些多余元素也是浪費紙張的元兇之一。對于這些無用的元素，我們可以使用批量替換的方法進行刪除。以刪除其中空行為例，打開“查找與替換”對話框， “查找內容”輸入“^p ^p”，替換為輸入一個“^p”，再單擊“全部替換”，這樣文檔中所有的空段全部消失，可以讓文章打印時更緊湊，其他空格、多余段落替換**作類似（圖4）。

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圖4 批量刪除空行

精打細算用好Word打印設置

除了上述的設置外，在開始打印之前還可以對打印進一步設置以節約紙張。

1.用好打印預省一張是一張

很多時候在打印一些文檔的時候，通過打印預覽經常會發現文檔只要一張多點的紙張，對于這類情況可以使用打印預覽模式來減少紙張的浪費。單擊Word菜單欄的“文件/選項”，再單擊“快速訪問工具欄”，在“所有命令”中選擇“打印預覽編輯模式”，單擊“添加”，將其添加到快速訪問工具欄（圖5）。

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圖5 添加打印預覽編輯模式

返回Word主窗口，在窗口上方的快速訪問工具欄點擊“打印預覽編輯模式→減少一頁”。這樣Word打印出來的文檔將減少一頁，它在打印時自動將多出的文字調至其他頁面，而原文檔保持不變（圖6）。當然對于不足一頁部分，我們也可以通過上述介紹的縮小字號、行距等將其縮減在一頁打印。

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圖6 使用減少以頁方法節約紙張

小提示：

另外如果只需打印某些段落文字則在打印時先選擇所需內容，在打印時選擇“打印所選內容”，這樣打印機只會打印選擇的文檔也可以節省紙張。

2.只打文字不打印圖片

對于打印的一些工作文檔，由于圖片占用大量的空間，很多時候我們只需要打印其中的文字（但是對于電子文檔還需保留圖片）。同上點擊“打印預覽編輯模式→選項”，接著在打開的“選項”對話框中點擊“顯示”選項卡，將“打印選項”下的“只打印在Word中創建的圖形”前的勾取消掉，然后“確定”（圖7）。

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圖7 打印選項設置

這樣在Word中打印時圖像位置只會會保留一個空白框，可以節約空間和墨水，但是并會影響我們對文檔的閱讀（圖8）。

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圖8 不打印圖片

小提示：

對于Excel文檔可以單擊“打印”→“頁面設置”→“工作表”中勾選“草稿品質”，這樣Excel會自動取消所有的圖形圖片，只將文字內容打印出來。

火速鏈接：更多省錢設置

2013年第07期《節能降耗雙面打印方法多》，介紹雙面打印省紙方法

2014年第10期《節約型打印招數多》，介紹省墨打印、縮印打印省錢技巧

2016年21期《列巧替換實現省紙打印》，介紹如何將多列替換節約紙張

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