1、引用外部工作表

引用其他數(shù)據(jù)不僅限于當(dāng)前工作表。Excel 2019使您能夠引用打開的電子表格中的另一張表，甚至引用完全不同的工作簿中的單元格。這使您能夠創(chuàng)建一個(gè)龐大的工作簿網(wǎng)絡(luò)，以計(jì)算和繪制數(shù)據(jù)并將結(jié)果限制為單個(gè)文件。

如果您還記得的話，引用單元格需要列名和行號(hào)。例如，電子表格中的第一個(gè)單元格為“ A1”，因?yàn)樽帜副碇械牡谝粋€(gè)字母為“ A”且第一數(shù)字行為“ 1”。當(dāng)您引用外部工作表和工作簿時(shí)，您仍將這些引用與新語(yǔ)法一起使用。

打開一個(gè)現(xiàn)有的Excel文件或創(chuàng)建一個(gè)新的Excel文件。如果您還記得的話，當(dāng)打開新工作簿時(shí)，將創(chuàng)建一個(gè)默認(rèn)工作表“ Sheet1”。右鍵單擊“ Sheet1”，然后從上下文菜單中選擇“插入”。Excel將顯示一個(gè)新窗口，其中包含幾個(gè)可用于添加到電子表格的對(duì)象。

（插入上下文菜單）

請(qǐng)注意，第一個(gè)選項(xiàng)是工作表。其他選項(xiàng)包括圖表，宏和對(duì)話框菜單。在以后的章節(jié)中，我們將介紹其中的一些對(duì)象，尤其是圖表，因?yàn)樗莿?chuàng)建具有信息價(jià)值和美學(xué)價(jià)值的報(bào)告的關(guān)鍵部分。

單擊“工作表”選項(xiàng)，然后將創(chuàng)建一個(gè)名為“ Sheet2”的新電子表格。您可以在Excel工作簿的底部看到這個(gè)新的工作表選項(xiàng)卡。對(duì)于此示例，使用默認(rèn)的工作表名稱，但是您可以通過(guò)雙擊工作表的名稱并為其輸入新名稱來(lái)更改這些工作表名稱。您需要記住或記住該新名稱，因?yàn)楣街袑⑹褂萌魏涡旅Q。

在Sheet1中，在A1中輸入“ 5”，在B1中輸入“ 10”。在此示例中，我們將這兩個(gè)值相乘并在Sheet2的A1中顯示結(jié)果。

在Sheet2上，將以下公式輸入A1：

= Sheet1！A1 * B1

（Sheet2引用Sheet1中的單元格）

請(qǐng)注意，等號(hào)（=）用于指示使用的是公式而不是文字字符串。但是，請(qǐng)注意結(jié)果為零。因?yàn)槲覀儗蓚€(gè)值“ 5”和“ 10”相乘，所以您知道結(jié)果不正確。當(dāng)您引用另一個(gè)工作表時(shí)，每個(gè)單元格引用必須在公式中具有工作表名稱。在上面的工作表中，Excel將Sheet1！A1中的值與Sheet2中的B1相乘。在單元格引用中沒(méi)有工作表名稱的情況下，Excel 2019始終假定該值存儲(chǔ)在當(dāng)前工作表中。

將Sheet2的單元格A1中的公式更改為以下內(nèi)容：

= Sheet1！A1 * Sheet1！B1

結(jié)果將自動(dòng)更新，并顯示正確的值。

（Sheet2引用Sheet1單元格并顯示結(jié)果）

任何外部工作表引用的格式如下：

=工作表名稱！單元名稱

對(duì)于使用外部工作表引用的任何公式，您必須具有此格式。感嘆號(hào)告訴Excel，第一個(gè)引用的名稱是工作表名稱，第二個(gè)引用的名稱是單元格名稱。

2、引用外部工作簿

如果您有一個(gè)完全由幾行數(shù)據(jù)創(chuàng)建的工作簿，則不必直接編輯此工作簿，而是創(chuàng)建一個(gè)引用此當(dāng)前數(shù)據(jù)的新工作簿。與在打開的工作簿中引用單獨(dú)的工作表類似，您需要在公式中使用特定的語(yǔ)法。

以下語(yǔ)法用于引用外部工作簿：

= [工作簿文件名] Sheet_name！cell_name

請(qǐng)注意，工作簿文件名位于方括號(hào)中。這些括號(hào)必須包含任何工作簿文件名。文件名還應(yīng)包括工作簿擴(kuò)展名，例如xlsx或xls。

說(shuō)明此概念的第一步是創(chuàng)建一個(gè)新的Excel 2019工作簿。在Sheet1的A1單元格中輸入值“ 2”。然后，將值“ 5”添加到Sheet1上的B1。將工作簿保存到與當(dāng)前打開的工作簿相同的目錄中。在此示例中，我們使用另一個(gè)名為“ workbook2.xlsx”的文件，并將其存儲(chǔ)到與先前示例中所示的當(dāng)前打開的名為“ workbook1.xlsx”的工作簿相同的目錄中。

關(guān)閉第二個(gè)工作簿（workbook2.xlsx），并保持第一個(gè)打開。您可以使用與先前示例相同的工作簿。在單元格A1中的Sheet1中輸入以下公式：

= [workbook2.xlsx] Sheet1'！A1

注意，括號(hào)與工作表引用語(yǔ)法一起使用。在此示例中，不進(jìn)行任何計(jì)算。相反，我們只想在workbook2中顯示A1的內(nèi)容以測(cè)試鏈接是否有效。

（將單元格鏈接到外部工作簿文件）

在上圖中顯示了A1文本，因?yàn)樵趩螕袅硪粋€(gè)單元格之前Excel不會(huì)計(jì)算結(jié)果。具有公式的當(dāng)前單元格失去焦點(diǎn)后，Excel將計(jì)算公式并顯示結(jié)果。單擊除A1以外的任何其他單元格，然后注意Excel會(huì)暫停一兩秒鐘，并顯示“ 2”作為結(jié)果。因?yàn)槲覀冊(cè)趙orkbook2.xlsx的A1單元格中輸入了“ 2”，所以您當(dāng)前打開的工作簿也會(huì)顯示2。

請(qǐng)注意，Excel還將目錄樹添加到外部工作簿文件路徑。由于我們將第二個(gè)鏈接的工作簿存儲(chǔ)在與當(dāng)前打開的工作簿相同的目錄中，因此不需要目錄路徑。但是，如果要在其他目錄中鏈接工作簿，則需要添加路徑。括號(hào)僅用于工作簿名稱。

= C： mydirectory [workbook2.xlsx] Sheet1'！A1 正確

= [C： mydirectory中 workbook2.xlsx]！Sheet 1'中A1 不正確

您也可以在鏈接的工作簿中使用計(jì)算，并且必須在每個(gè)引用的單元格中使用工作簿名稱。就像外部工作表示例一樣，如果您在公式的任何部分省略工作簿名稱，Excel會(huì)假定引用的單元格名稱是當(dāng)前工作表中的名稱。

由于我們?cè)趙orkbook2.xlsx中名為B2的單元格中輸入了第二個(gè)值，因此您可以將此引用添加到現(xiàn)有公式中。在此示例中，我們將兩個(gè)值相乘，結(jié)果在當(dāng)前單元格中顯示為“ 10”。

當(dāng)前電子表格中的公式如下：

='C： myfolder MicrosoftExcel2019 [workbook2.xlsx] Sheet1'！A1 *'C： myfolder MicrosoftExcel2019 [workbook2.xlsx] Sheet1'！B1

因?yàn)槲覀冊(cè)谶@兩個(gè)單元格中輸入了“ 2”和“ 5”，所以結(jié)果顯示為“ 10”。

（來(lái)自外部工作簿參考和計(jì)算的結(jié)果）

鏈接工作簿的一個(gè)問(wèn)題是，只要更改外部文件，當(dāng)前工作簿中的值就會(huì)更改。如果您在有多個(gè)人可以訪問(wèn)該文件的團(tuán)隊(duì)環(huán)境中工作，則必須意識(shí)到您的工作簿也會(huì)更改，這一點(diǎn)很重要。此外，如果鏈接的工作簿移動(dòng)到另一個(gè)目錄，則當(dāng)前工作簿將顯示錯(cuò)誤。

3、留下修訂意見

在團(tuán)隊(duì)環(huán)境中，一群人編輯一個(gè)Excel工作簿并不罕見。在查看文件時(shí)，您可以為其他用戶留下評(píng)論以提出建議和更改數(shù)據(jù)。通過(guò)“新評(píng)論”功能，您可以在電子表格中創(chuàng)建一個(gè)“旁注”以進(jìn)行查看?？稍凇安榭础惫δ軈^(qū)選項(xiàng)卡中找到此功能。

（可以在“評(píng)論”功能區(qū)中進(jìn)行新評(píng)論）

單擊您要添加注釋的單元格。在此示例中，只有一個(gè)單元格具有值。單擊“ A1”，然后單擊“新評(píng)論”按鈕。將打開一個(gè)**便箋部分，您可以在其中輸入便箋。

（注釋連接到單元格A1）

帶有注釋的紅色三角形顯示在任何附加了注釋的單元格的右上角。如果未選擇這些單元格，則不會(huì)顯示注釋。單擊帶有紅色三角形指示器的單元格，并注意該注釋顯示。當(dāng)您不想編輯和添加與電子表格中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)無(wú)關(guān)的文本時(shí)，此功能非常有用。相反，您可以存儲(chǔ)一個(gè)不會(huì)干擾其他數(shù)據(jù)的便條，要求第二個(gè)人編輯值。對(duì)于電子表格，這對(duì)于您需要設(shè)置有關(guān)輸入數(shù)據(jù)的提醒也很有用。

4、保護(hù)工作簿和工作表

當(dāng)您信任每個(gè)人僅編輯需要進(jìn)行更改的單元格時(shí)，共享工作簿會(huì)很方便，但是用戶在不受信任的收件人之間共享并不罕見。例如，您可以使用Excel 2019創(chuàng)建**并將其發(fā)送給客戶。您不希望客戶具有更改價(jià)格和訂單信息的能力，因此可以使用Excel中的保護(hù)功能來(lái)鎖定值。啟用此安全功能后，有權(quán)訪問(wèn)您的工作簿的任何第三方都必須輸入密碼。鎖定選定的單元格時(shí)，可以設(shè)置此密碼。您可以保護(hù)整個(gè)工作簿，單個(gè)工作表或一系列單元格。

在“查看”功能區(qū)選項(xiàng)卡中可以找到保護(hù)功能。

（保護(hù)工作表或工作簿）

要查看可以保護(hù)的內(nèi)容，請(qǐng)單擊“保護(hù)表”按鈕。將打開一個(gè)新窗口，您可以在其中輸入密碼。請(qǐng)注意密碼文本框中的選項(xiàng)列表。

（保護(hù)工作表選項(xiàng)）

這些選項(xiàng)確定除非知道密碼，否則用戶將無(wú)法執(zhí)行的**作。例如，您可以阻止用戶在工作表中插入行列。

您可以通過(guò)單擊“保護(hù)工作簿”按鈕來(lái)保護(hù)整個(gè)工作簿。密碼也用于保護(hù)整個(gè)工作簿，并且此選項(xiàng)不允許您進(jìn)行細(xì)化權(quán)限。如果要禁止所有更改，則最好保護(hù)整個(gè)工作簿。如果只想保護(hù)工作表中的某些單元格，則最好使用“保護(hù)表”選項(xiàng)進(jìn)行密碼保護(hù)。

設(shè)置密碼后，可以使用“允許編輯范圍”功能手動(dòng)允許對(duì)單元格進(jìn)行編輯。選擇要保護(hù)的一組單元格，然后單擊“允許編輯范圍”按鈕。這將打開一個(gè)新窗口，您可以在此處再次選擇單元格。單擊“新建”，然后選擇要保護(hù)的單元格。

（選擇一個(gè)范圍以授予其他用戶權(quán)限）

此選項(xiàng)使您能夠保護(hù)和釋放電子表格中的單元格，而無(wú)需使用密碼阻止整個(gè)工作表。您可以使用提供給第三方的密碼來(lái)提供權(quán)限，而不是使用密碼來(lái)授予整個(gè)工作表權(quán)限。

在意識(shí)到在Excel 2019中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的好處之后，通常會(huì)編輯工作簿和工作表。引用和保護(hù)這些工作簿還提供了一種確定組中其他人可以進(jìn)行更改的方式。在需要編輯電子表格的組中工作時(shí)，請(qǐng)使用這些基本功能。

本文原作者為陳芊縈，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明：出處！如該文有不妥之處，請(qǐng)聯(lián)系站長(zhǎng)刪除，謝謝合作~