對于微軟的產品，人們最熟悉的除了Windows**作系統外，應該就是Office辦公軟件了。盡管我們已經習慣用智能手機填補娛樂時間了，但是在工作和學習這塊，我們依然很難離開專業的辦公軟件，特別是對于小雷這種以碼字為生的編輯來說，一款專業的辦公軟件就是高效生產力的代名詞。

近日，微軟在深圳舉行了一場Surface冬季新品品鑒會。會上，微軟方面除了向國內媒體展示了涵蓋一體機、二合一、筆記本電腦、鍵盤、鼠標等在內的Surface全線產品，還為我們介紹了Windows 11、Office 2021和Microsoft 365的諸多全新特性外，讓我們得以領略到新款微軟辦公套件的高效之處。

您可能想知道，“為什么微軟會提供兩個本質上基本相同的產品呢？”今天，就讓我們來好好地體驗一下全新的Office 2021，看一看Office 2021 里面究竟有什么新東西，以及Microsoft 365和Office 2021究竟有哪些不同，你應該如何選擇適合自己的產品。

強化協作的Office 2021

首先，讓我們來了解一下Office 2021這款產品，Office 2021是一款**制的辦公應用服務，一次付費即可**使用，包含Word，Excel，PowerPoint等適用于單臺Windows PC或Mac的應用程序。值得一提的是，Office 2021每隔數月就會獲得一次安全更新，但和Office 365的常用常新不同，用戶并不會得到功能上的更新。

這次Office 2021特地強化了多人協作功能，很多以前只能在Microsoft 365、Office網頁版上面使用的功能現在也可以在Office 2021中使用了。舉個例子，盡管老版本的Office也可以實現多人協作，但是無法實現實時協作，若要查看其他人的更改和共享你的更改，用戶就必須時時保存文檔。

現在，當用戶將文檔分享給其他同事的時候，雙方就可以通過實時共同創作協作處理文檔。你可以在文檔上清楚地看到誰在查看文檔，誰在協作你處理文檔以及他們在何處進行了更改，這些內容都會得到實時更新。不過，因為國內網絡環境的影響，小雷在體驗時能明顯感到兩邊內容的同步存在一定延遲，感覺微軟還是要改善一下國內網絡服務的體驗。

不僅如此，借助全新的現代注釋功能，你還可以控制何時向共同作者發送評論。從個人體驗來看，實時同步的現代注釋功能已經可以在一定程度上取代辦公社交軟件上面的交互，如果你和同事全部都使用Microsoft 365、Office網頁版或Office 2021進行多人協作的話，理論上應該可以提高工作效率。

在Office 2021應用的頂部，微軟加入了全新的Microsoft搜索框。通過這個搜索框，我們可以快速檢索到自己的所需內容，其中包括從文本到命令在內的本地內容，以及包括最近協作的人、幫助在內的在線內容，用戶還能通過點擊“查看…的更多搜索結果”來獲取圖片、知識、文件和網頁內容。

Microsoft Office的功能選項藏得很深，這也算是國內用戶經常抱怨的一點了。從實際體驗來看，只要用戶輸入關鍵字，Office搜索就會自動給出對應的功能，同時也會自動搜索文內的關鍵字，這兩項功能還是很好用的。至于查詢在線內容這塊，考慮到Office用的是必應搜索，小雷覺得還是自己上百度/谷歌查詢更好一點。

針對初學者用戶，Office 2021加入了不少Microsoft 365才有的高級創作素材&模板，只要輕擊“新建”按鈕，初學者就能在數以千計的豐富圖標、優質模板、更多字體等高級創作素材中進行選擇，每個人都能制作引人入勝的文檔和演示文稿。

不管是學生，還是上班族，我想都應該經歷過需要制作課題報告、求職簡歷、期末PPT而在網上翻找對應素材的時候。從個人實際體驗來看，Office 2021提供的創作模板涵蓋了報表、**、商務票據、求職信、聚會邀請函，各式各樣的PPT也是一應俱全，使用起來還是非常便利的。

既然是和Windows 11同時發布的官方應用，那么Office 2021自然也要為Windows11的新特性做出一些改變，而這就意味著和Windows 11系統一致的圓角設計、全新的調色板和扁平化設計的功能選項卡。從個人觀感來看，整體設計其實變化不大，但是觀感確實更加清新明快，也和Windows 11的界面風格更貼合。

值得一提的是，這次微軟還專門針對深色模式進行了優化。以往我們在Windows 10系統里面調整為深色模式，只有Word的UI會變成深色模式，文檔的顏色依然是亮白色。現在，Word 2021終于可以正確地提供深色畫布了，這也讓Windows 11的深色模式實用性大大提高。

接著，讓我們來看看具體應用更新內容。Word 2021主要更新了OpenDocument (ODF) 1.3 的支持，同時加入了行焦點功能。用戶可以通過“視圖”-“沉浸式閱讀器”-“行焦點”來開啟該功能，將自己的閱讀范圍限制在一行、三行或是五行，以提高工作時的專注度，不受其他因素的影響。

Excel 2021主要新增了9個函數，這些原本是Office 365訂閱用戶獨享的函數，現在全添加到了Excel 2021里，其中包括了可以逐行查找表或范圍中需要的任何內容的XLOOKUP函數，可以從后向前查找對應數據位置的XMATCH函數，可以為計算結果指定名稱的LET函數，以及六種全新的動態數組公式。

利用全新函數功能，數據處理可以變得更加專業便捷。XLOOKUP 函數可以很容易地查找表或范圍中的內容，例如，通過商家代碼查找對應的**成本，或根據員工ID查找員工姓名。如圖所示，我們使用XLOOKUP函數，將一個單元格指定為可以在其中鍵入商家編碼的單元格，并將另一個單元格指定為將顯示您鍵入的對應**成本的單元格，這樣就可以在一列中查找搜索詞，并從另一列中的同一行返回結果，而不管返回列在哪一側。

新的動態數組功能讓您可以在表格的第一個單元格中編寫一個公式，并返回一個值數組。其中，FILTER函數可以根據條件篩選多條記錄，SORT函數可以對表格進行排序，SORTBY函數可以讓表格根據多條件排序，UNIQUE函數可以提取唯一值，SEQUENCE可以批量生成序號，而RANDARRAY可以批量生成隨機數，具體**作可以參考下圖所示。

PowerPoint 2021的改進主要在于亮點，其一是墨跡重播功能，可以記錄用戶的手繪墨跡動畫以供稍后播放；此外，PowerPoint 2021還允許用戶自行錄制幻燈片并將其另存為視頻文件，給用戶提供了便利的功能。

總的來說，對比Office 2019，時隔三年推出的Office 2021新增了不少原本只在Microsoft 365中提供的功能。不管是全面改進的性能，完整的實時協作模式，好用的創作模板，新的智能搜索框還是更加清新圓潤的用戶界面，都能讓我們輕松看出Office 2021對比前代產品的革新之處。

目前Office 2021中文版已經正式發售，其中家庭和學生版748元，小型企業版1998元，專業版5298元，這和上一代Office 2019完全一致。三大版本區別主要是包含套件的多寡，其中家庭學生版包括Word、Excel和PowerPoint，小型企業版多出Outlook（日程郵件管理），專業版則又要多出Access、Publisher等應用。

更好用的Microsoft 365

接著，讓我們看一下Microsoft 365吧。和Office 2021不同，Microsoft 365是一種訂閱制服務，這也就意味著用戶無法通過**費用擁有這款產品，而是需要定期支付訂閱費以訪問 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 等辦公軟件。與此同時，Office 2021 客戶只需支付單筆費用即可換取應用的終身許可證。

那么，Microsoft 365的優點在什么地方呢？首先，和Office 2021幾乎不會再獲得任何功能更新不同，Microsoft 365的功能是常換常新的，所有Office應用和服務都會通過Microsoft 365自動更新最新功能和改進，這意味著Microsoft 365用戶不僅能夠通過該服務獲得Office 2021的改進，未來還能獲得更多功能上的實時更新。

在功能上，和Office 2021不同，Microsoft 365為用戶提供了不少基于云計算的AI功能。首先是Microsoft編輯器，這是微軟提供的一個AI寫作輔導插件。普通版用戶使用該插件可以自動檢測文檔語法或拼寫錯誤，高級版用戶更可以享受修改建議，檢查表述是否清晰、簡潔和正式，幫助用戶撰寫專業、準確的文檔。

除此以外，AI技術在PowerPoint和Excel上也有應用。Microsoft 365不僅能分析PPT中的文字、圖片、形狀等素材，提供專業的美化排版建議；也能夠通過AI技術為PPT演講內容生成不同語言的實時字幕，方便外籍同僚理解；甚至還能借助AI分析表格中的數據，發現蘊含趨勢，提供多種圖表和數據**圖建議。

對于喜歡使用OneDrive云存儲的用戶來說，Office 2021附贈的5GB共享空間不一定夠用，而Microsoft 365提供了高達1TB的共享空間，讓你可以放心地開啟自動同步功能，再也不怕文件恢復/誤刪除的情況發生。配套的OneDrive 個人保管庫，更是可以保證重要文件的電子版以安全的方式存儲在云端，需要時觸手可及。

目前Microsoft 365和Office 2021在功能上的差別并不多，主要還是在云計算、云儲存方面存在一些差別。當然，這是因為Office 2021剛剛發布的原因。舉個例子，Excel 365在2019年8月收到了XLOOKUP功能，但是該功能并沒有被添加到Excel 2021身上。換言之，對于Office 2021 版本用戶來說，你現在看到的就是你將得到的。

總結

總的來說，盡管這次Office 2021只是一次增量升級，讓Office的功能跟上Microsoft 365的步伐，但是已經足夠實用。其次，微軟讓Office也能享受到比較完整的文檔協同功能，但是卻只提供5G共享空間，明顯存在著吸引用戶購買Microsoft 365的想法。讓所有用戶都能夠參與協同工作，更好地提高團隊和整體的工作效率，或許就是微軟的宏愿吧。

那么問題來了，Microsoft 365和Office 2021，究竟應該怎樣選擇？

小雷認為，如果你是年輕學生、普通文員或是退休人員，基本只使用Word、Excel和PowerPoint的原有功能，不需要云存儲，也不怎么使用聯網的AI功能，那么一次付費終身享用的Office 2021確實是個不錯的選擇，畢竟這款產品的功能已經非常穩定且完整了，說是市面上最好用的本地辦公應用也不為過。

如果你是一名**上班族，經常上傳文檔和同事進行協作辦公，需要整整1TB的共享空間，或者說你需要最新和最好的功能，喜歡AI寫作、AI糾正、AI主動分析等智能功能，并希望每月都能獲得功能更新的話，那么Microsoft 365是你的不二之選。更別提Microsoft 365可以購買家庭版，最高可共享給六人使用，實際性價比可能比Office 2021還要更高。

不過就像生活，凡事都沒有一刀切的解決方案。在購買新的Office之前，你應該好好地問問自己，“哪個對我來說更有價值？這個功能對我來說真的是必要的嗎？” 當你考慮了自己的情況后，例如你將如何使用Office、你真正需要的需求以及你擁有的其他選項，你自然就可以作出最適合自己的選擇。

本文原作者為陳祥雨，轉載請注明：出處！如該文有不妥之處，請聯系站長刪除，謝謝合作~